¿Cómo organizar documentos en la oficina de forma eficiente?

Una organización óptima de los documentos es fundamental para que una empresa o persona tenga claras sus pertenencias, así como un control adecuado sobre la parte administrativa. Si quieres aliviar el estrés que produce el desorden, es importante que conozcas cómo organizar documentos en la oficina.

Y es que la tarea de organizar documentos de oficina puede ser tediosa y complicada cuando necesitamos gestionar cantidades grandes de archivos. Para conseguirlo con éxito hemos de contar con un sistema que nos ayude a tenerlos en orden y poder acceder a ellos como y cuando queramos

Pasos para organizar documentos en la oficina

La clave principal para ordenar documentos es contar con estanterías, carpetas y archivadores, así como algún programa informático que te ayude a gestionar la enorme cantidad de documentos que puede generar una empresa.

Organizar archivos

Organizar los documentos de una oficina es fundamental para motivar la productividad y conseguir un balance dentro de la empresa. Tener siempre a mano los documentos que buscas, con el ahorro de tiempo y esfuerzo que eso conlleva, pasa por seguir unos sencillos consejos.

Clasificarlos por categorías es el segundo paso si deseas ordenar tus documentos es pensar qué categorías usarás para clasificar los archivos. Es importante separarlos en función de los campos o sectores en que se divida la función de la empresa.

También, organizarlos por orden alfabético o clasificarlos por fecha te ahorrará mucho tiempo en las búsquedas. Recuerda también dejar un pequeño espacio entre cada separador para que el archivo pueda seguir completándose y ampliándose con el tiempo sin tener que reorganizarlo todo de nuevo.

Utilizar estanterías de archivo

Y lo más importante de todo, contar con espacios adecuados para albergar los documentos. Existe gran variedad de mobiliario como archivadores o estanterías metálicas que son fundamentales para mantener cada cosa en su lugar.

Las estanterías de archivo son la mejor opción, ya que tienen módulos creados expresamente para acomodar los archivadores. Son muy resistentes y perfectas para pequeños almacenes, trasteros, oficinas o talleres.

Las encontrarás de diferentes alturas, anchuras y fondos, así como diversas cantidades de estantes. Son una solución eficaz y económica para organizar tus archivos sin tener que recurrir a ninguna herramienta para su regulación de estantes.